در ابتدای همکاری با کارفرما، تعیین وظایف و کارهایی که باید انجام شود، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. این مرحله نه تنها به روشن شدن مسیر پروژه کمک می‌کند، بلکه ابهامات را نیز کاهش می‌دهد. وقتی که هر دو طرف، یعنی کارفرما و پیمانکار، به وضوح بدانند که چه انتظاراتی از یکدیگر دارند، احتمال موفقیت پروژه به طرز چشمگیری افزایش می‌یابد.

برای این منظور، پیشنهاد می‌شود که یک جلسه‌ی اولیه برگزار شود تا تمامی جزئیات پروژه مورد بحث و بررسی قرار گیرد. در این جلسه، می‌توان به سوالات و نگرانی‌های موجود پاسخ داد و اهداف پروژه را به وضوح تعریف کرد. همچنین، مشخص کردن زمان‌بندی و منابع مورد نیاز نیز از دیگر نکات مهمی است که باید در این مرحله به آن توجه شود.

با این رویکرد، نه تنها ابهامات کاهش می‌یابد، بلکه اعتماد بین طرفین نیز تقویت می‌شود. در نهایت، این شفافیت می‌تواند به دستیابی به نتایج مطلوب و موفقیت پروژه منجر شود. بنابراین، از همان ابتدا، ایجاد یک پایه‌ی محکم برای همکاری می‌تواند کلید موفقیت باشد.